EDS 4.0 – Einfache Dokumenten Suche mit TOSHIBA

Ihr virtueller Aktenschrank – Daten digital verwalten,

 speichern und archivieren

Was ist EDS?

EDS ist eine kombinierte Hard- und Software-Lösung, die sowohl gescannte als auch bereits digitale Dokumente an einem zentralen Punkt im Unternehmen ablegt. Dokumente in Papierform von Ihrem Toshiba Multifunktionsdrucker werden gescannt, lesbar gemacht und im gewünschten Zielordner abgelegt. Bei Dokumenten, die bereits digital vorliegen, reicht die Auswahl des gewünschten Zielordners. EDS legt diese durch einen Druckvorgang als lesbare PDF-Dokumente ab. Die Verwendung von EDS erfordert keine Client-Installation. Um auf EDS zuzugreifen, benötigen Sie lediglich einen PC mit Netzwerkzugang sowie einen Internet-Browser. Per Stichwortsuche können Sie die gewünschten Informationen bzw. Dokumente schnell und einfach wiederfinden und auf sie zugreifen.

  1. Scannen an der gewohnten Oberfläche mit Ihren TOSHIBA Kopiersystem
  2. EDS macht gescannte Dokumente automatisch lesbar und legt sie ab
  3. Gefundene Dokumente bearbeiten/weiterleiten

Erleben Sie innovatives Dokumentenmanagement

Steigern Sie ihre Effizienz und Produktivität im Unternehmen, optimieren Sie Workflows und vereinfachen Sie die Zusammenarbeit im Team. Mit der EDS 4.0 Dokumentenmanagement-Lösung haben Sie immer ihre Daten im Griff – an jedem Ort, zu jeder Zeit!

Dokumente richtig archivieren
Je einfacher ein Dokument ins Archivsystem gelangt und je weniger der Mitarbeiter dafür tun muss, desto besser. Automatische Durchsuchbarkeit ist hier das Zauberwort.

Dokumente schnell und einfach finden
Einer der Hauptvorteile jeder Archivierungssoftware ist die Suchfunktion, mit der Dokumente anhand der Schlagworte oder mit einer Volltextsuche wiedergefunden werden können. Wichtig bei dieser Funktion ist die Möglichkeit der Eingrenzung der Suche. Es sollen relevante Ergebnisse geliefert werden und keine lange Liste von Suchergebnissen.

Mit allen gängigen Dokumententypen umgehen können
Bei dem Begriff “Dokument” sollte man nicht ausschließlich an Briefe, Verträge, Angebote oder Lieferscheine denken. Hauptkommunikationsmittel von Unternehmen sind heutzutage E-Mails. Ein gutes Archivierungssystem muss auch E-Mails – und ganz wichtig – auch die Anhänge automatisch in den richtigen elektronischen Ordnern archivieren.

Dokumente sicher aufbewahren
Sicherheit hat in diesem Zusammenhang zweierlei Bedeutungen. Archivierte Dokumente sollen vor unberechtigtem Zugriff gesichert werden. Dies wird durch ein Berechtigungssystem gelöst, welches für jeden Benutzer definiert, welche Dokumente gelesen oder bearbeitet werden dürfen. Die zweite Anforderung ist, dass die Dokumente “verlier sicher” archiviert werden. Das heißt, Dokumente müssen vor versehentliches oder absichtliches Löschen, sowie vor Überschreiben durch eine neue Version des Dokuments geschützt sein.

Ihre Vorteile

  • Benutzerfreundliche Oberfläche
  • Einfachste Bedienung
  • Zentrale Ablage und Suche
  • Schnelles und einfaches Finden abgelegter Dokumente
  • Durchsuchbare Dokumente nach Inhalt
  • Auch für mobile Endgeräte geeignet
  • Ressourcenschonend da Suchprozess extern stattfindet
  • keine Client-Installation notwendig
  • Benutzerrechte Verwaltung
  • Selbsterklärende Bedienung
  • Erweiterung durch Module möglich